Communicatie in tijden van Corona
'Thomas, we zijn een Corona lockdown scenario aan het voorbereiden. Hiervoor zijn we communicatie en enkele guidelines aan het voorbereiden.'
Sommige Slack-berichten ga ik nooit vergeten. Die van bij Blendle, toen een screenshot werd gepost om te tonen dat onze investering op de bankrekening was gestort, bijvoorbeeld. Of het bericht hierboven, dat ik gisterenochtend kreeg. Om 10u 's ochtends, vlak voor we een case movie zouden filmen en er al een andere filmploeg op kantoor rondliep.
Niet het ideale moment om alles te laten vallen en onze externe en interne communicatie over een andere boeg te gooien omdat er voortaan meer dan 130 man van thuis zal werken, maar gelukkig heb ik met Brett een topper aan mijn zijde. Dit zijn een aantal zaken die we gisteren geleerd hebben en die misschien ook van pas kunnen komen voor andere bedrijven.
Wacht niet te lang om beslissingen te nemen. We weten intussen hopelijk allemaal dat het belangrijk is om 'de curve laag te houden’, dus komt het aan op het tijdig doorhakken van een lastige knoop. Normaal stond op 24 maart een door ons georganiseerde conferentie gepland - het hoogtepunt van ons Sales & Marketing-werk van dit kwartaal - waarover lang twijfels waren. Extra invites stonden klaar om te vertrekken, vooral omdat het evenement volgens de regels die de overheid gisterenochtend hanteerde door zou mogen gaan. Gelukkig werd intern besloten dat we zélf strengere regels zouden opleggen dan die vage richtlijnen.
Evenementen - naast die conferentie stond er nog heel wat meer op de planning - annuleren is altijd kut. Houd je communicatie dan ook helder. Vermijd zinnen waarin je de schuld op de overheid steekt en man up. Dit is niemands 'schuld' en het is je plicht om te doen wat je kan om nog meer zieken te vermijden. Gebruik dus geen zinnen als 'we zijn naar aanleiding van de richtlijnen gedwongen om…’ maar 'wij willen helpen om de verspreiding van Covid-19 tegen te gaan.’ Mensen begrijpen het heus en nemen niemand iets kwalijk.
Wat je wel kan doen, is zoeken naar alternatieven. In ons geval zullen we bijvoorbeeld één talk, zonder publiek, als video opnemen.
De kans is groot dat je voor veel zaken al mensen aan het werk hebt gestoken. Leveranciers en freelancers, mensen die rekenden op opdrachten als deze en de komende weken veel geld kwijt zullen zijn. Ga dan ook niet neuten tegenover die mensen maar communiceer ook met hen duidelijk. Kijk hoe je hen waar mogelijk voor iets anders kan inschakelen - door dezelfde cameraman die de aftermovie zou maken bijvoorbeeld te vragen om een talk te filmen. Ja, ook heel ons marketingwerk van dit kwartaal is grotendeels 'voor niets geweest’, maar we overleven dit wel. Heel wat zelfstandigen gaan moeilijkere tijden tegemoet.
Communiceer ook helder naar je klanten. Bij In The Pocket gaan we voor het eerst met meer dan 130 werknemers van thuis uit werken, maar toch blijft alles verder draaien. Je wil je klanten bevestigen dat je alles onder controle hebt. Meer nog: dat je een extra effort zal doen omdat je weet dat het ook bij hen alle hens aan dek zal zijn. Daarom plaatsten we een aparte landingspagina online die we zullen blijven updaten.
Op die pagina staat veel informatie voor externen, maar uiteraard onvoldoende voor onze collega's. De interne guidelines staan dan ook op een aparte Confluence-pagina met alle informatie.
Normaal stellen we iedere twee weken een interne nieuwsbrief op met updates van teams, een agenda, een interview met een collega… In tijden waarin iedereen van thuis werkt is die frequentie te laag. Mensen zitten met vragen en willen betrokken blijven bij hun collega’s. Daarom wordt voortaan dagelijks een interne nieuwsbrief uitgestuurd. Die zal in het begin uit drie blokken bestaan. Een eerste luik gaat over het algemene nieuws. Het bedrijf blijft functioneren, net als de projecten waar iedereen aan werkt. Het is dan ook logisch om te beginnen met zo’n update. Daarna komt een blok met veelgestelde vragen. Ons Talent Team wordt de komende dagen ongetwijfeld overstelpt met steeds dezelfde vragen, die niet alleen op die Confluence-pagina maar dus ook in die nieuwsbrief zullen komen. Tot slot brengen we in iedere nieuwsbrief ook één home office van een collega in beeld. We vragen mensen om foto’s te sturen van hun werkplek en wat te vertellen over hoe ze remote werken aanpakken. Op Slack is ook een apart kanaal opgestart om tips te delen.
We gaan vreemde weken tegemoet, die voor iedereen onontgonnen terrein zijn. Moeten we een grootse Zoom-call opstarten tijdens de lunchpauze zodat we een babbeltje kunnen doen? Of eentje rond kwart voor vijf, waarna we een kwartier lang muziek uit de jaren 90 knallen? Ik ben dan ook volop op zoek naar inspiratie op het vlak van externe en interne communicatie voor situaties als deze. Moest je die hebben: laat maar komen!
